PROCEDIMIENTO EJERCICIO DE DERECHOS ARCO

I. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para atender las solicitudes de ejercicio de derechos por parte de los Titulares de Datos Personales, que pueden ejercitar ante la FUNDACIÓN ACCIÓN CONTRA EL HAMBRE – PERÚ (en adelante LA ORGANIZACIÓN), quien es responsable del tratamiento de los datos.

II. ALCANCE

Es de aplicación a todas las áreas de LA ORGANIZACIÓN que traten datos personales.

 III. MARCO NORMATIVO

    • Ley N° 29733, Ley Protección de Datos Personales.
    • Reglamento de la Ley N° 29733.
    • Directiva de Seguridad de la Información de la Ley N° 29733.

Nota: Los documentos mencionados son los vigentes incluyendo sus modificatorias

IV. REFERENCIAS

No Aplica.

V. DEFINICIONES 

Término

Definición

01

Banco de datos Personales

Conjunto organizado de datos personales, automatizado o no, independientemente del soporte, sea este físico, magnético, digital, óptico u otros que se creen, cualquiera fuere la forma o modalidad de su creación, formación, almacenamiento, organización y acceso.

02

Dato personal

Toda información sobre una persona natural que la identifica o la hace identificable a través de medios que pueden ser razonablemente utilizados. Ejemplo: DNI, dirección, correo, etc.

03

Titular de datos personales

Persona natural a quien corresponde los datos personales.

04

Titular del banco de datos personales

Persona natural, persona jurídica de derecho privado o entidad pública que determina la finalidad y contenido del banco de datos personales, el tratamiento de estos y las medidas de seguridad.

05

Tratamiento de datos personales

Cualquier operación o procedimiento técnico, automatizado o no, que permite la recopilación, registro, organización, almacenamiento, conservación, elaboración, modificación, extracción, consulta, utilización, bloqueo, supresión, comunicación por transferencia o por difusión o cualquier otra forma de procesamiento que facilite el acceso, correlación o interconexión de los datos personales.

06

Usuario Solicitante

Puede ser el Titular de Datos Personales o su representante (debidamente acreditado) que presente la solicitud de derechos ARCO ante LA ORGANIZACIÓN.

IV. ABREVIATURAS

Término

Definición

01

ARCO

Para referirse a los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

02

DNI

Documento Nacional de Identidad

VII. GENERALIDADES 

  • Derechos del Titular de datos personales

El marco normativo en materia de protección de datos personales otorga al Titular de datos personales la facultad de ejercer los siguientes derechos en relación a sus datos personales:

Término

Definición

01

Acceso

Le permite tener acceso a información sobre los datos personales; sobre, la forma en que los datos fueron recopilados, las razones que motivaron su recopilación y a solicitud de quién se realizó la recopilación, así como las transferencias realizadas o que se prevén hacer de ellos.

02

Rectificación

Le permite actualizar o completar los datos personales faltantes.

03

Cancelación

Le permite solicitar la eliminación de los datos personales cuando hayan dejado de ser necesarios sobre el origen de la recopilación.

04

Oposición

Si en caso, el Titular de datos personales considera que sus datos personales están siendo utilizados para fines distintos al objeto de la recopilación, o si estos fueron obtenidos sin su consentimiento, puede restringir su uso.

El derecho de información está garantizado por LA ORGANIZACIÓN cuando realiza la recopilación de los datos personales. De igual forma el Titular de datos personales puede ejercer su derecho en los términos previstos por la Ley.

  •  Verificación de identidad

LA ORGANIZACIÓN debe utilizar todas las medidas razonables que tenga a su disposición para verificar la identidad de los solicitantes.

Teniendo en cuenta este precepto, los derechos podrán ser ejercitados por:

  • El propio Titular de datos personales.
  • Representante legal. Cuando el Titular de datos personales se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad que le imposibilite el ejercicio personal de estos derechos, la solicitud podrá ser realizada por su representante legal que habrá de acreditar tal condición y su identidad.
  • Denegación de la solicitud de derechos ARCO

LA ORGANIZACIÓN denegará la solicitud para el ejercicio de los derechos ARCO presentada por el Titular de datos personales (o su representante legal acreditado), en los siguientes supuestos:

  1. Si el solicitante no es el Titular de los datos personales, o el representante legal no se encuentra debidamente acreditado para ello.
  2. Si en los Bancos de Datos de LA ORGANIZACIÓN, no se encuentran los datos personales del Titular de datos personales.
  3. Si existe un impedimento legal, o una resolución judicial o administrativa que restrinja el ejercicio de los derechos ARCO al Titular de los mismos.
  4. Cuando el Titular de los datos personales ya ejerció alguno de sus derechos ARCO y pretende ejercerlo nuevamente sin haber transcurrido el plazo que tiene LA ORGANIZACIÓN para resolver su solicitud.
  • Formas de facilitar la información

La información deberá facilitarse de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con lenguaje claro y sencillo.

La información se podrá facilitar por escrito o por medios electrónicos. Cuando el Titular de datos personales presente la solicitud por medios electrónicos, la información se facilitará por estos medios, cuando sea posible, a menos que el Titular de datos personales solicite que se facilite de otro modo.

Si, es posible, LA ORGANIZACIÓN podrá incluso facilitar al Titular de datos personales un acceso remoto a un sistema seguro de manera que éste pueda acceder directamente a sus datos personales. También será posible facilitar la información verbalmente, si así lo solicita el Titular de datos personales. En este último caso será necesario demostrar la identidad del solicitante por otro medio que no sea el verbal.

Observación: Cuando el Titular de datos personales presente la solicitud por medios electrónicos, y a menos que este solicite que se facilite de otro modo, la información se facilitará en un formato electrónico de uso común.

Cuando se ejerciten los derechos ante un encargado del tratamiento, éste deberá dar traslado de la solicitud al Responsable, a fin de que por él mismo se resuelva, a menos que en la relación existente con el Responsable (al través del correspondiente contrato de tratamiento de datos por cuenta de terceros) se prevea que el encargado atenderá, por cuenta del Responsable, las solicitudes de ejercicio de derechos.

  • Costo económico del ejercicio de derechos

Todas las comunicaciones y actuaciones derivadas de las solicitudes de ejercicio de derechos serán gratuitas.

  • Derechos de Acceso

Es el derecho del Titular de datos personales a obtener confirmación de si se están tratando o no datos personales suyos.

En caso afirmativo, el Titular de datos personales podrá acceder a dichos datos. Además, deberá ser informado sobre: fines del tratamiento, categoría de datos, cesiones y transferencias internacionales, plazos de conservación, origen de los datos, si existen decisiones automatizadas, posibilidad de ejercitar el resto de derechos y de presentar reclamación ante la autoridad de control. 

Para dar respuesta a este derecho, se deberá facilitar una copia de los datos personales objeto de tratamiento a través del FOR08-ADMIN Respuesta a Solicitud de Ejercicio de Derechos. 

En el caso de que LA ORGANIZACIÓN no disponga de datos de carácter personal del Titular de datos personales deberá igualmente responder, comunicándole esta circunstancia haciendo uso del formato antes citado.

  • Derechos de Rectificación

Este derecho se ejercita sobre los datos del Titular de datos personales que resulten inexactos. La rectificación podrá también suponer completar aquellos datos que se consideren incompletos. LA ORGANIZACIÓN tiene el deber de rectificar de oficio si conoce que los datos personales objeto de tratamiento son inexactos o incompletos.

El Titular de datos personales habrá de indicar en su solicitud qué datos se ven afectados por su solicitud y la corrección que haya de realizarse. Deberá acompañar, cuando sea preciso, la documentación justificativa de la inexactitud o carácter incompleto de los datos objetos de tratamiento.

Se facilita el FOR08-ADMIN Respuesta a Solicitud de Ejercicio de Derechos para que LA ORGANIZACIÓN de respuesta a la solicitud del Titular de datos personales.

Si los datos objeto de rectificación fueron comunicados por el Responsable a terceros, éste está obligado a comunicarles tal circunstancia, salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado.

Por otro lado, si el Titular de datos personales solicita conocer los terceros destinatarios de los datos personales objeto de rectificación, el Responsable deberá facilitarle tal información.

En el caso de que LA ORGANIZACIÓN no disponga de datos de carácter personal del Titular de datos personales deberá igualmente responder, comunicándole esta circunstancia a través del FOR08-ADMIN Respuesta a Solicitud de Ejercicio de Derechos.

  • Derechos de Cancelación

LA ORGANIZACIÓN debe cancelar, sin dilación indebida, los datos personales cuando:

  1. a) no sean necesarios en relación con los fines para los que fueron recabados o tratados de otro modo,
  2. b) el Titular de datos personales haya retirado su consentimiento al tratamiento,
  3. c) el Titular de datos personales se oponga al tratamiento,
  4. d) los datos hayan sido tratados ilícitamente,
  5. e) la cancelación sea necesaria para cumplir con una obligación legal 

LA ORGANIZACIÓN resolverá sobre la solicitud con el FOR08-ADMIN Respuesta a Solicitud de Ejercicio de Derechos.

En cualquier caso, el Responsable tiene el deber de cancelar de oficio si conoce que los datos personales son inadecuados o excesivos.

Si los datos objeto de cancelación fueron comunicados por el Responsable a terceros, éste está obligado a comunicarles tal circunstancia, salvo que sea imposible o ello exija un esfuerzo desproporcionado.

Por otro lado, si el Titular de datos personales solicita conocer los terceros destinatarios de los datos personales objeto de cancelación, el Responsable deberá facilitarle tal información.

En el caso de que LA ORGANIZACIÓN no disponga de datos de carácter personal del Titular de datos personales deberá igualmente responder, comunicándole esta circunstancia a través del FOR08-ADMIN Respuesta a Solicitud de Ejercicio de Derechos.

LA ORGANIZACIÓN podrá no acceder a la solicitud de cancelación cuando los datos personales deban ser conservados en virtud de razones históricas, estadísticas o científicas de acuerdo con la legislación aplicable o, en su caso, en las relaciones contractuales entre el Responsable y el titular de los datos personales, que justifiquen el tratamiento de los mismos (Artículo 69 del Reglamento de la Ley N° 29733). 

  • Derechos de Oposición

El Titular de datos personales tiene derecho a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales o se cese en el mismo, cuando no hubiere prestado su consentimiento para su recopilación por haber sido tomados de fuente de acceso al público.

Aun cuando hubiera prestado consentimiento, el Titular de datos personales tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos, si acredita la existencia de motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal que justifiquen el ejercicio de este derecho.

Cuando se solicite este derecho, el Responsable debe cesar en el tratamiento salvo que acredite que sus intereses legítimos imperiosos prevalecen sobre los intereses y derechos del Titular de datos personales.

Se facilita el FOR08-ADMIN Respuesta a Solicitud de Ejercicio de Derechos para que LA ORGANIZACIÓN resuelva sobre la solicitud.

En el caso de que LA ORGANIZACIÓN no disponga de datos de carácter personal del Titular de datos personales deberá igualmente responder, comunicándole esta circunstancia a través del formato antes citado.

  • DESARROLLO 

Descripción de la Actividad

Responsable

Registro

 

Elaboración y presentación de la solicitud de derechos ARCO

  

01

Preparar su solicitud de derechos ARCO ante LA ORGANIZACIÓN, la misma que debe contar de los siguientes requisitos:

·      FOR05-ADMIN Solicitud de Ejercicio de Derechos completo y firmado.

·      Copia simple y legible del DNI o documento equivalente.

·      Otros, en casos que considere necesario agregar más información.

Solo para casos de representación, añadir en la solicitud:

·      Carta poder con firma legalizada ante Notario, no mayor a 30 días y/o vigencia de poder inscrita en el registro de mandatos y poderes de los Registros Públicos, no mayor a 3 meses.

·      Copia simple y legible del DNI o documento equivalente que acredite la representación.

Usuario solicitante

FOR05-ADMIN

02

Presentar su solicitud de derechos ARCO dirigiéndose por escrito a la dirección Calle Río De La Plata, nº 396, Lima, Lima, San Isidro o al correo electrónico [email protected], con la referencia “Protección de Datos”.

Usuario solicitante

 

Revisión de la solicitud de derechos ARCO

  

03

Recepcionar la solicitud de derechos ARCO presentada por el Usuario solicitante, dejando constancia de la recepción.

Nota: Los documentos proporcionados por el Usuario solicitante que corresponden a remediación de observaciones, también dejarán constancia de recepción.

LA ORGANIZACIÓN

Cargo de recepción

04

Revisar la solicitud de derechos ARCO presentado por el Usuario solicitante, a fin de verificar que la solicitud cumpla con todos los requisitos exigidos.

De ser no conforme, continuar con la actividad 05; caso contrario (es conforme), continuar con la actividad 07.

LA ORGANIZACIÓN

05

Cuando no sea posible atender la solicitud porque no se disponga de la información necesaria (por ejemplo, no se pueda verificar la identidad del solicitante con la información que éste aportó), LA ORGANIZACIÓN informará de tal circunstancia al Usuario solicitante y requerirá la subsanación a través del FOR06-ADMIN Solicitud del Responsable de Subsanación de la Solicitud de Ejercicio de Derechos, marcando la casilla correspondiente al motivo por el que debe subsanar la solicitud de ejercicio de derechos, indicando además los plazos para la subsanación. Cuando se subsane, empieza el plazo para contestar por LA ORGANIZACIÓN.

Nota:

1.   LA ORGANIZACIÓN notificará de alguna observación en la solicitud en un plazo no mayor de 05 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud.

2.   Las observaciones serán notificadas en la misma forma (domicilio o correo electrónico) declarado por el Usuario Solicitante en el FOR05-ADMIN Solicitud de Ejercicio de Derechos.

LA ORGANIZACIÓN

FOR06-ADMIN

Cargo de recepción

06

Subsanar las observaciones notificadas por LA ORGANIZACIÓN en el plazo indicado. Retornar a la actividad 03.

Nota:

1.    El Usuario Solicitante deberá subsanar las observaciones en un plazo no mayor de 05 días hábiles contados a partir de la recepción de la notificación de las observaciones formuladas por LA ORGANIZACIÓN.

2.    Vencido el plazo y el Usuario Solicitante no haya cumplido con subsanar las observaciones, se tendrá por no presentada dicha solicitud.

Usuario Solicitante

 

Respuesta a la solicitud de derechos ARCO

  

07

De ser conforme la solicitud, dar respuesta a la solicitud presentada por el Usuario solicitante, según lo siguiente:

  • Acceso: 20 días hábiles transcurridos a la presentación de la solicitud.
  • Rectificación, cancelación y oposición: 10 días hábiles transcurridos a la presentación de la solicitud.

Nota:

1.   La respuesta debe ser presentada usando el FOR08-ADMIN Respuesta a Solicitud de Ejercicio de Derechos.

2.   Los plazos podrán ser ampliados en las condiciones indicadas en el Artículo 57 Ampliación de plazos del Reglamento de la Ley 29733, para ello LA ORGANIZACIÓN deberá usar el FOR07-ADMIN Comunicación de aplicación de prórroga.

3.   La respuesta a la solicitud será notificada en la misma forma (domicilio o correo electrónico) declarado por el Usuario Solicitante.

4.   En caso LA ORGANIZACIÓN requiera información adicional para la atención del derecho, se regirá por lo expuesto en el Artículo 56 del reglamento de la Ley 29733.

LA ORGANIZACIÓN

FOR08-ADMIN

Cargo de recepción

IX. CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Fecha de aprobación

Sección/Ítem

Categoría

N: Nuevo

M: Modificado

E: Eliminado

Cambios realizados con respecto a la versión anterior

01

25/02/2022

No Aplica.

N

No aplica.

X. ANEXOS

No Aplica.